Só quem faz o gerenciamento de uma equipe sabe o quanto é difícil. E quando ela é externa ou passa grande parte do expediente fora do espaço físico da empresa, então, essa gestão se torna ainda mais complexa - e mais necessária.
E uma das questões que mais preocupam os gestores é, justamente, o controle de jornada de equipes externas. O que muitos deles não sabem é que é, sim, possível tornar todo esse processo de gestão mais simples e proporcionar um acompanhamento de jornada prático não só para o próprio gestor, mas também para o funcionário.
Quer descobrir, afinal, como fazer um bom controle de jornada de funcionários externos? Nos acompanhe neste artigo e conheça alguns dos passos mais importantes para uma gestão eficiente!
Apesar de ser um processo complexo, fazer o controle de jornada é bem possível, inclusive para equipes externas. Porém, para isso é necessário que a empresa se torne ainda mais organizada, deixando claro todos os processos e procedimentos que devem ser realizados por toda equipe.
Isso se torna ainda mais importante quando o trabalho de um dos membros da equipe depende do outro. Fazer um bom alinhamento disso tudo torna o trabalho da equipe inteira mais eficiente, e reduz a quantidade de erros. Muitas vezes, esse alinhamento também é responsável por aumentar significativamente a produtividade de todos os funcionários.
Em outras palavras: uma boa gestão e controle de jornada pode não se resumir apenas ao acompanhamento de horas trabalhadas, mas garantir, inclusive, melhores resultados de todos da empresa.
Abaixo, confira alguns dos passos mais importantes e que você precisa começar a aplicar em sua empresa imediatamente para melhorar o controle de jornada da equipe externa.
Já falamos aqui que alinhar bem toda a equipe, inclusive aquela que tem um trabalho externo, é fundamental. E uma das melhores maneiras de conseguir isso é melhorando a comunicação da empresa e criando processos claros de distribuição de informação.
Quando uma parte do trabalho é realizado, ou mesmo algum problema aparece, é importante que exista um canal de comunicação rápido, em que todos fiquem sabendo do ocorrido. E mais: esse canal não pode ser utilizado para outras coisas além do trabalho, já que ele também servirá de registro de tudo que foi dito e repassado para as equipes.
No mais, o papel do gestor é ainda mais importante aqui. É função dele se comunicar de forma diária com a equipe externa, acompanhando o desenvolvimento do trabalho.
Organização é o segredo do sucesso em qualquer empresa, mas principalmente naquelas que trabalham com equipes externas e querem melhorar o controle de jornada. É obrigação da empresa garantir um sistema de acompanhamento de jornada eficiente e documentado, já que todas as informações podem ser necessárias no futuro.
Deixar todas as informações e processos organizados é crucial. Usar papéis ou planilhas de controle é um modelo arcaico e completamente desorganizado, rendendo uma boa dor de cabeça para muitos gestores. Lembre-se da premissa: toda informação está organizada quando qualquer dado é facilmente encontrado. E é disso que sua empresa precisa.
Esse ponto certamente complementa os anteriores. Hoje, já é possível encontrar diversas ferramentas online que facilitem a comunicação de equipes corporativas, por exemplo, ou até permitem que grupos acompanhem o mesmo fluxo de trabalho em aplicativos como o Trello.
Usar essas ferramentas a seu favor é crucial. Aliás, como você vai ver no tópico seguinte, a verdade é que a tecnologia tem muito mais a agregar na empresa do que você imagina, e ela não é só importante, mas também a garantia de que terá uma gestão mais eficiente e produtiva.
Agora, o grande xis da questão: pouco antes, falamos para você que a tecnologia é crucial para a gestão da empresa, certo? Isso, inclusive quando estamos falando de controle de jornada de equipes externas.
Hoje em dia, sistemas simples e eficientes como o PcPonto garantem que o funcionário consiga dar entrada e saída em seu ponto de trabalho através do smartphone, onde ele estiver. Além disso, o sistema é completamente integrado com outros sistemas de monitoramento de jornada, como os equipamentos de pontos internos da empresa.
Todas as informações geradas pelo ponto são armazenadas no sistema, facilitando o acesso do gestor a tudo que precisa. Além disso, é possível integrar todas essas informações para gerar relatórios de gestão e até mesmo fazer a exportação das informações diretamente para a folha de pagamento.