A semana do fechamento da folha de pagamento costuma agitar o departamento, pois são inúmeras variáveis que precisam estar sincronizadas e alinhadas, para que o cumprimento da folha seja absoluto e acima de dúvidas.
Esse cenário ainda é impactado por todas as outras responsabilidades que o setor detém, como o planejamento de estratégias, recrutamento e gestão de desempenho, por exemplo.
Sendo assim, a Símix elaborou este conteúdo com 5 orientações que vão simplificar o fechamento da folha em sua empresa. Com isso, sua gestão poderá atuar estrategicamente para alavancar os resultados desejados. Não perca a leitura!
Apesar de parecer uma observação trivial, você sabia que até hoje – seja por desorganização ou ausência de tecnologia, diversas empresas sofrem ao não controlar corretamente a admissão e demissão periódicas?
Isso pode fazer com que valores desnecessários sejam desperdiçados da reserva da empresa, ou pior, o RH deixa de pagar o que está previsto em lei, já que tem pouco conhecimento sobre a movimentação de funcionários.
Em outras palavras, o ideal é ter um sistema que facilite esse gerenciamento, mas em todo caso, organize-se para ter esse fator controlado.
Essa etapa é uma das mais importantes quando falamos no fechamento da folha de pagamento, pois além de se fazer cumprir descontos previstos em Lei, como é o caso do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) quando necessário, e do INSS.
Somado a isso, muitas vezes temos também descontos relacionados à contribuição sindical, que costuma ser anual, mas não é mais obrigatória por lei.
Negligenciar o desconto e os encargos em folha prejudica diretamente seu fechamento, gerando problemas legais e de insatisfação nos profissionais.
Inclusive, não podemos nos esquecer de fatores como o desconto de planos de saúde, vale-transporte (VT) e vale-refeição (VR), os quais devem constar claramente no documento entregue ao colaborador.
Aqui no blog já abordamos algumas vezes a importância do cálculo assertivo para o fechamento da folha, pois entendemos que esse é um assunto de extrema relevância.
Tudo parte do cálculo realizado sobre as horas trabalhadas, que é onde a gestão conhecerá a quantidade de horas extras, atrasos, índice de faltas e taxa de absenteísmo.
A folha de pagamento precisa discriminar de forma fácil cada aspecto da jornada do funcionário. Nesse sentido, a adoção de um sistema de ponto, seja ele eletrônico ou online, é indispensável para o fechamento ideal e sem surpresas.
Embora seja possível “lançar” cada profissional igualmente no fechamento da folha de pagamento, não é muito recomendado. A atitude mais assertiva é considerar a categoria de cada profissional.
Isso porque existem diferentes convenções coletivas a que os colaboradores se enquadram, alterando imediatamente toda a base de cálculos, bem como descontos em folha.
Essa é uma orientação bem relevante para empresas de médio porte, já que há possibilidade de existência de diferentes categorias e convenções.
Vale ressaltar que o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) não é um desconto em folha, uma vez que representa o depósito feito todo mês pela empresa – referente a 8% do valor total do salário do colaborador.
O intuito desse depósito é amparar o profissional desligado sem justa causa, auxiliar na aquisição de um imóvel ou mesmo no afastamento por doença.
Com isso, a empresa é a responsável por pagar esse benefício, que deve constar com transparência na folha de pagamento. Portanto, faça questão de evidenciar essa informação em seu fechamento.
Se você analisar as responsabilidades que a gestão deve cumprir para o fechamento da folha de pagamento, irá constatar que o documento completo está diretamente relacionado à jornada de trabalho dos profissionais.
É através da gestão de ponto que o departamento conhece as horas trabalhadas, faltas, atrasos e adicional noturno, por exemplo, todas variáveis que representam uma boa porcentagem das informações da folha.
Nesse sentido, o primeiro passo é investir em um sistema para otimizar o controle de ponto em sua empresa.
A solução aliada ao equipamento e tecnologia de marcação de ponto via Web e smartphone, identifica e registra todas as informações.
A centralização proporcionada favorece uma atuação mais consistente dos gestores, uma vez que terão todas as informações disponíveis e já contabilizadas.
O que acha de entender na prática como isso é possível e traz muito mais facilidades para a sua empresa? Então, acesse para falar com a Símix, deixe a nossa experiência ser o diferencial no fechamento da folha de pagamento em sua empresa!
Esperamos que as dicas de hoje tenham ajudado, não deixe de acompanhar sempre o Blog Símix e até breve!