A necessidade do sistema de controle de ponto adequado, é velha conhecida das empresas. Mesmo assim, algumas empresas ainda deixam de considerar implementar um sistema que traga agilidade e segurança.
Isso porque, apesar de parecer apenas mais uma necessidade imposta pela legislação trabalhista, é fundamental para os processos das empresas. Portanto, contar com um sistema que realmente funciona, deveria ser colocado em primeiro lugar.
É nessa etapa que podem surgir dúvidas quanto ao sistema indicado para cada empresa. Para sua sorte, esse é o objetivo deste artigo, ou seja, trazer as informações necessárias para que você consiga escolher o melhor sistema de controle de ponto
Se quiser colocar sua empresa no rumo dos cumprimentos legais exigidos, não deixe de acompanhar a leitura desse conteúdo. Confira logo a seguir, o que você precisa considerar na hora da escolha!
Uma das questões mais importantes que deve ser considerada antes de se decidir pelo melhor sistema de controle de ponto, é a necessidade real da empresa. Ou seja, qual modelo ou tipo de controle de ponto supre as necessidades do negócio.
Determine a quantidade de funcionários e parta desse princípio, se existir um grande fluxo de colaboradores, um simples sistema pode não surtir os efeitos necessários.
Dessa forma, a empresa está sujeita a sofrer atrasos na apuração dos dados para fechamento da folha, por exemplo. Dependendo do tamanho da empresa, será necessário ainda ter mais de um equipamento de ponto, para assim minimizar a movimentação entre os setores e evitar mais atrasos na marcação.
O sistema e equipamento devem estar em sintonia com a equipe de RH e em alguns casos de T.I também. Isso porque, o setor de RH é responsável por toda documentação e apuração dos funcionários. Já o T.I. é responsável, muitas vezes, por buscar a tecnologia necessária para agilizar o trabalho do RH. Ter conhecimento do que pode ser melhor para esse setor específico, beneficia a empresa de maneira geral.
Vale ressaltar que, a utilização de um software adequadoe que acompanhe o controle de ponto, é ideal para a boa execução e manutenção desse processo. Isso deve ser considerado na hora de escolher.
Agora que você já consegue determinar quais os principais fatores para escolher o sistema mais apropriado, saiba como uma escolha errada pode trazer consequências negativas para a empresa!
Você sabia que é muito recomendado manter o controle de ponto à vista de um responsável pela equipe? Do contrário, como a empresa pode determinar que não houve alteração nas marcações, por exemplo?
Isso pode ocorrer caso o controle de ponto seja manual, onde o risco de fraude é maior. Compreendeu como escolher errado pode ser negativo? Isso talvez não ocorreria com um ponto biométrico, por exemplo, afinal, seria muito difícil fraudar uma digital, não é mesmo?
O controle manual existe e ainda é muito usado, desde que exista um rigoroso controle das marcações. Em uma grande empresa, talvez o sistema de controle de ponto manual, não seja o mais recomendado.
Portanto, para esse tipo de empresa minimizar os riscos e aumentar a precisão de suas marcações, um sistema mais moderno é o ideal. Afinal, todos sabemos da dor de cabeça que a marcação indevida pode gerar.
Em empresas que tenham uma grande demanda de controle das horas, com horas extras ou banco de horas é muito importante também ter um sistema que faça esse controle de forma eficaz.
Já imaginou como seria trabalhoso e demorado se o sistema não calculasse automaticamente as horas extras, adicional noturno ou banco de horas, não apresentasse as inconsistências, ou tivesse relatórios gerenciais para dar mais controle e informação ao RH?
Para escolher o sistema mais certeiro para sua empresa, você pode contar com essas 4 dicas que vou apresentar logo a seguir. Confira!
É importante que escolha um equipamento estável e robusto, de um fabricante confiável e com baixo índice de manutenção.
De sempre preferência por controles com biometria, para ter a segurança de um funcionário não registrar pelo outro. E sistemas de guilhotina são muito importantes para equipamentos REP, pois aumentam a vida útil do equipamento.
Assim como citado acima, é importante definir um sistema que atenda todas as necessidades da empresa. Portanto, crie simulações e teste o sistema, veja como ele se adequa e possibilita você resolver aquele problema.
Escolha um sistema que receba os registros do(s) seu(s) equipamento(s) de ponto o controle da marcação e te possibilite manter esse controle nas mãos. Ou seja, você encontra facilidade na hora de acessar as horas trabalhadas, horas extras e adicional noturno?
O que você precisa de verdade é de um sistema que se molde aos parâmetros da empresa. Dessa forma, você facilita a gestão operacional.
Quando você escolhe um sistema de controle de ponto, ele deve te permitir acompanhar como seus colaboradores executam suas ações. Deste modo, você define a necessidade por horas extras e evita gastar em horas desnecessárias.
Ao adquirir um sistema para seu controle de ponto, é importante verificar as referências do fornecedor. Ou seja, como seus serviços e principalmente suas soluções são vistas no mercado.
Eles oferecem segurança, seus dados são mantidos em sigilo, existe um suporte técnico? Procure por um sistema que ofereça um plano de assistência e atualizações, isto para, em caso de problemas, eles sejam solucionados de maneira simples e rápida.
São questões a serem consideradas, a fim de evitar problemas futuros. Portanto busque por uma parceria com um fornecedor confiável e reconhecido no mercado.
Uma das questões mais importantes que você tem que considerar, é o nível de segurança desse equipamento e software. Você precisa de uma interface simples, mas que tenha registro de logs e bloqueios de usuários, para que não haja possibilidade de fraudes ou alterações.
A partir disso, apenas o pessoal responsável e que tenha realmente acesso, pode manter o controle de toda a operação. Portanto, para ter o sistema ideal para sua empresa confira a seguir uma solução!
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