Se existe uma coisa mais certa que a necessidade de um controle de ponto eletrônico, é a manutenção de eventuais problemas. Por mais avançados e tecnológicos que sejam os aparelhos atuais, a manutenção certamente estará presente quando o assunto é ponto eletrônico.
Esse é um pequeno preço a pagar pela comodidade e transparência oferecida pela aquisição de um sistema inovador. No entanto, alguns empreendedores se desesperam, pois, qualquer problema pode atrapalhar o fluxo de registro de ponto.
Dessa forma, vamos apresentar os principais problemas acometidos ao ponto eletrônico, mas mais importante do que reconhecer a situação problemática, é conhecer maneiras de solucionar com prontidão qualquer que seja o defeito. Confira!
Pode parecer apenas mais um detalhe a necessidade de papel, não é mesmo? Todavia, é uma obrigatoriedade emitir um comprovante toda vez que o colaborador faz o registro do ponto.
Por meio de um comprovante que atua como um ticket, o colaborador consegue manter um controle assertivo da sua jornada. Assim, o comprovante deve apresentar: registro da entrada; registro da saída; horas extras realizadas; intervalos inerentes à intrajornada.
Por outro lado, todos que já registraram o ponto sabem que frequentemente falta papel, acontecem travamentos ou mesmo o esquecimento da recolocação da bobina.
É uma das responsabilidades do gestor atuante ficar de olho em tais aspectos. Outro ponto que vale ressalva é a necessidade de aquisição de bobinas específicas para esse fim, pois existe a exigência de que o comprovante tenha uma vida útil de 5 anos.
Uma dica para solucionar eventuais problemas com falta de papel ou mesmo esquecimento, é delegar a tarefa a um dos responsáveis pelo RH. Indiferente ao responsável, alguém sempre deve manter o registro funcionando.
Nesse caso em particular não existe a possibilidade de atribuição de culpa, pois todos estamos sujeitos a isso. Quando ocorre de acabar a energia o registro do ponto eletrônico fica comprometido, mas a marcação nunca deve ser interrompida.
Uma saída é adquirir um equipamento específico chamado de No-Break, no caso de não haver possibilidade de registro de ponto manual. Caso seja possível provisoriamente realizar o registro de ponto manual, faça-o.
Mas lembre-se de passar posteriormente toda essa informação para o software de gestão de pontoresponsável. Em contrapartida, não descarte em hipótese alguma as marcações manuais, pois podem vir a ser necessárias.
Quem nunca realizou o registro da entrada ao serviço às sete da manhã, mas no comprovante constava 6h, não é mesmo? Pode parecer sem importância aos olhos da gestão ou dos colaboradores, mas em termos legislatórios, todo comprovante tem a finalidade de comprovar algo.
Nesse sentido, caso ocorra algum problema em que seja necessário a apresentação do ticket, como comprovar aquele horário? Claro, isso acontece em suma e na maioria das vezes devido ao horário de verão.
Dessa forma, é função da gestão estar atenta aos horários que o relógio apresenta, para efetivar de imediato a alteração.
Por mais avançado que seja o ponto eletrônico presente na empresa, existem alguns fatores que dificultam o registro. Um dos modelos mais difundidos leva como característica principal, o leitor biométrico.
No entanto, apesar de existir essa facilidade, uma vez registrada a digital, a responsabilidade fica a cargo do colaborador, mas na prática não funciona bem assim. A diferença das características das mãos dos funcionários varia bastante.
Uns possuem desgastes nas digitais devidos a produtos químicos utilizados, outros têm a pele mais oleosa e por aí vai. Mas é fundamental que todos sejam capazes de inserir a digital.
Para tanto é recomendado registrar os polegares, pois facilita o movimento da mão, bem como registrar mais de uma digital. Em último caso, ou seja, após cadastrada diferentes digitais que não deram resultados, existe a possibilidade de elaborar senhas numéricas para o colaborador que apresenta dificuldades.
O Importante é que nenhum funcionário deixe de fazer o registro eletrônico. Diversas tentativas frustradas de leitura da digital são ocasionadas pela falta de limpeza do sensor, sendo assim, é essencial realizar periodicamente uma limpeza geral.
Além de tomar as devidas precauções quanto ao registro eletrônico, isto é, ter se atentado ao papel, ter feito os ajustes necessários quanto aos horários, ter se prevenido contra quedas de energia e demonstrado aos colaboradores como utilizar corretamente o leitor biométrico, existe um fator determinante nessa equação.
Contar com o suporte de uma empresa referência no mercado. Um parceiro que possa te ajudar nas mais diversificadas adversidades, tudo para manter seu fluxo de registro e gestão atualizados e otimizados.
Agora a gestão da sua empresa já está mais preparada para atender as emergências diárias quanto ao registro de ponto!