Seja para atender a uma demanda pontual ou para cobrir férias de um colaborador, toda empresa pode precisar solicitar que o profissional faça horas extras. Sempre que isso acontecer, é necessário registrar tudo, para que o pagamento possa ser realizado da forma correta. Por isso, para ter um controle, muitos empreendedores optam por ter uma planilha de hora extra. É o caso da sua instituição?
Embora a planilha de hora extra ajude muito, é possível melhorar o controle e evitar erros ao usar a tecnologia. Atualmente, há sistemas que permitem que os dados do ponto eletrônico sejam transferidos diretamente para a folha de ponto. Isso evita pagamentos incorretos, dentre outros problemas.
Será que está na hora de mudar a maneira como a sua empresa acompanha o ponto dos funcionários? Veja indicativos de que é hora de investir em tecnologia!
Na maioria das vezes, as empresas usam o Excel para elaborarem a planilha de hora extra. Embora seja um programa popular e que, na maioria das vezes, toda a equipe de RH consegue mexer, é comum que a pessoa responsável por esse controle salve o documento apenas em seu computador.
Assim, se o PC der um problema qualquer, há grandes chances de perdas de dados. Isso pode levar a erros no pagamento e até a problemas trabalhistas. Por isso, se a sua empresa arquiva todos os dados em uma máquina só ou se já perdeu informações, é hora de mudar de estratégia. Invista em tecnologia e não tenha mais esse tipo de problema.
Muitas vezes, para ter a certeza de que terá a planilha de hora extra sempre em mãos, as empresas imprimem, mensalmente, o documento. Quando isso é feito por um ou dois meses, tudo bem. O problema é que com o tempo, há um acúmulo de papel que precisa ser arquivado.
Isso pode dificultar o dia a dia da equipe e até deixar o espaço de trabalho mais apertado. Quando tudo é automatizado, não há a necessidade de imprimir nem guardar nada.
Quantas pessoas têm acesso ao computador no qual fica arquivada a planilha de hora extra? Quando o PC é usado por várias pessoas, não é possível garantir que todos os dados registrados sejam reais. Afinal, a planilha está vulnerável. Dessa forma, aumentam ainda mais as chances de erro na contabilização de horas a serem pagas ao profissional.
Outro ponto que pode indicar que é hora de investir em tecnologia, é se você tiver problemas com erros na planilha de hora extra. Como uma pessoa precisa digitar, dado por dado, pode acontecer de ela pular algo ou apertar um número errado. Isso pode resultar em prejuízo para a empresa. Afinal, ela acabará pagando mais horas extras do que deveria, devido ao erro de digitação.
Ao mesmo tempo, há um risco grande de alguma hora extra não ser digitada e acabar prejudicando o colaborador. Seja como for, é preciso evitar esses erros.
Com o uso da tecnologia, tudo o que for computado no ponto eletrônico, é direcionado, automaticamente, para a contabilização de horas extras. Assim, não há risco de haver erros.
Você identificou algum desses problemas em sua empresa! Então é hora de mudar a forma como trabalha com a planilha de hora extra. Invista em tecnologia e evite problemas!
Como é feito o controle de ponto em seu negócio? Sua empresa ainda usa relógio cartográfico? Entenda porque precisa mudar para o ponto eletrônico agora!